为您的企业选择合适的在线数据室的终极指南

Melek Ozcelik
  为您的企业选择合适的在线数据室的终极指南

随着现代企业转向更专业的服务,一刀切的业务方法已经过时。虚拟数据室提供商也是如此。虚拟数据室仅用于并购的日子已经一去不复返了。企业现在使用数据室软件进行首次公开​​募股、筹款、众筹或房地产交易。而全球电子数据室预计将达到 到 2030 年将达到 54.97 亿美元



牢记这一点,数据室供应商正在为不同行业和流程提供更多定制服务。因此,首次公开募股的虚拟数据室很可能不适用于房地产。此外,数据室服务的类型也因企业规模而异。



您如何知道数据室是否适合您的业务?或者,您应该如何选择您的业务需要的虚拟数据室?

为您的公司选择合适的在线数据室软件时,请遵循以下三个简单的步骤。

目录



1. 定义为什么需要数据室软件

虚拟数据室本质上是由经过认证的数据室供应商托管的数字文档存储库。企业和公共机构使用数据室进行在线数据共享、数字协作和项目管理。因此,在选择数据室服务之前,回答几个问题很重要,例如:

  • 您需要 VDR 做什么?您是否需要将其用于一次性项目或希望将其永久合并到您的系统中?
  • 数据室将如何帮助您实现组织目标?它会让运营更加有效吗?
  • 您可以花多少钱购买数据室?它会帮助您减少其他开支,例如纸张或打印成本吗?
  • 您需要数据室提供哪些功能?您需要多少数据室存储空间?
  • 谁将使用该技术?您的员工是否愿意使用新技术?

2. 选择您需要的功能

需求识别和预算设置是重要的步骤,因为它们将帮助您评估您可以负担得起的功能和服务类型。例如,如果您需要一个数据室来促进董事会成员之间的沟通,那么除了数据管理服务之外,拥有会议管理工具也很重要。

但是,某些功能是强制性的,无论您打算如何使用它们,它们都应该包含在您的 VDR 中。以下是您应该寻找的一些方面。



数据机房安全

安全性是数据室技术最重要的方面。每个买家使用数据室技术主要是因为其数据保护功能。

因此,请确保您的 VDR 至少具有基本的安全功能,例如两步验证、设备访问控制、文档访问控制、数字水印、256 位 SSL 数据加密和仅查看模式。

一些在安全性方面最好的数据室包括 iDeals、FimrRoom、Firmex 和 Datasite。您可以阅读有关这些数据室的更多信息: datarooms-review.com — 一个可靠的平台,对最受欢迎的数据室提供商进行详细且公正的评论。



认证证书

数据室提供商必须遵守不同的全球和区域监管机构制定的标准。例如,全球机构包括 ISO 和 GDPR,而 美国金融业监管局 、HIPAA 和 FISMA 是地区监管机构。

使用方便

数据室通常用于处理大量数据。拥有批量上传、拖放或文件编辑器等功能对于共享或存储大量信息非常重要。

3. 研究虚拟数据室提供商

当您比较虚拟数据室时,强烈建议对供应商也进行一些研究。从上述认证开始,看看它们是否符合您的监管机构制定的规定。例如,HIPAA 规范了美国医疗保健行业的数据管理实践。

以下是需要考虑的其他一些重要事项。

相关行业经验

正如一开始提到的,现在的数据室供应商为不同的企业和行业提供定制服务。

行业经验至关重要,因为它可以帮助供应商更好地评估行业特定的挑战。此外,非营利组织的数据室与公共机构或商业组织使用的数据室不同。

数字化存在

现代消费者认为数字存在是建立信任的重要因素。您能想象一个没有任何数字存在的虚拟数据室吗?除了官方网站外,您还可以在 LinkedIn 等专业平台上查找公司简介。

此外,您还可以将研究扩展到 Capterra、TrustRadius、G2 和 Software Advice 等全球知名软件评论平台。数字化的存在可以忽略不计是一个危险信号。

客户支持

客户支持服务是选择供应商的决定性因素之一。从数据室安装到培训再到故障排除,只有知识渊博且反应迅速的客户支持才能让您的工作变得更轻松。拥有卓越客户支持的优质数据室比拥有普通客户支持的卓越数据室要好。

最后,不要忘记使用免费试用期,几乎每个高端数据室供应商都提供免费试用期。

最后的话

数据室的选择过程不可掉以轻心。错误的决策不仅浪费时间和资源,还可能导致数据泄露或泄漏,从而危及企业的整体福祉。在为您的企业选择数据室软件时,强烈推荐上述步骤。

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